古いパソコンを賢く処分！企業が守るべきルールと実践法を解説

企業でパソコンを買い替える際、不要になった古いパソコンは廃棄やリサイクルに回すなどの方法で処分する必要があります。また、処分する際は情報セキュリティの対策や環境保全のために適切な方法を選択することが非常に重要となります。本記事では、企業がパソコンを処分するために必要なルールや効率化のための実践的な方法について解説します。

企業で使うパソコンを処分する際の注意点

企業で使うパソコンを処分する際は、データの削除や法的規制の確認など様々な注意点があります。ここではこれらの注意点について解説します。

データの消去

パソコンを処分する際には、データの消去が非常に重要となります。機密データが流出すると企業の信用を失うだけでなく、顧客や取引先への重大な影響を及ぼす可能性があります。データ消去の方法には、データ削除ソフトウェアや磁気破壊、物理破壊などがありますが、それぞれ作業の手間や復元の困難さが異なるため、状況に応じた適切な方法を選択することが重要になります。また自社でのデータ削除が不安な場合は、専門の業者に依頼する方法もあります。

法的規制の確認

パソコンの処分には資源有効利用促進法や電子廃棄物関連の法令が関わってきます。特に法人向けパソコンは産業廃棄物扱いとなるため、自治体の処理施設では対応できません。これにより、専門業者への適切な依頼が必要となります。違反が発覚した場合、企業に罰則が科される可能性があるため、常に最新の法令を確認することが重要となります。

管理シールの除去や資産台帳のアップデート

企業によってはパソコンに管理番号や企業ロゴなどのシールを貼って管理をしているケースがあります。しかしこれらの多くは機密情報となるため、不正利用や情報漏洩のリスクを抑えるため、処分の際には完全に除去する必要があります。また、適切な資産管理のためにも処分したパソコンの情報を資産台帳から削除し、最新の状態に保つことが重要になります。

社内ルールの整備と教育

担当者ごとの品質の差やヒューマンエラーを防ぐためには、社内で処分手順のマニュアルやチェックリストを作成し、共有することが重要です。しかし、適切なマニュアルやチェックリストの作成には、ある程度の専門知識が必要となるため、対応できる人材の確保も欠かせません。また、法令遵守や情報セキュリティの重要性を周知するための社内研修を定期的に実施するなど、従業員の理解を深める取り組みも重要です。

パソコンの買い替えが後回しになってしまう

企業で使用したパソコンの処分には注意すべき点が多く、すべてを網羅的にクリアするのには多くの手間がかかります。そのため処分だけでなくパソコンの買い替えをつい後回しにしてしまうケースも少なくありません。結果として、古いパソコンを使い続けることでセキュリティリスクが高まり、業務効率の低下を招いてしまいます。

企業で使うパソコンを処分する方法

企業で使用したパソコンの処分にはいくつかの方法があります。 ここではそれらの方法について解説します。

産業廃棄物処理業者に依頼

企業で使用したパソコンは個人使用のものとは異なり産業廃棄物として扱われるため、廃棄処分する際には産業廃棄物管理票（マニフェスト）制度や資源有効利用促進法などの様々な規則を遵守する必要があります。そのため、信頼できる産業廃棄物処理業者に依頼することが一般的です。産業廃棄物処理業者による法令に基づいた適切な処理により、環境汚染や法的リスク抑えられるだけでなく、廃棄時にマニフェスト（産業廃棄物管理票）を発行することで、処理の流れを明確に追跡できるため、コンプライアンス上も安心です。

パソコンメーカーに依頼

資源有効利用促進法により、企業使用、個人使用に関わらず使用済みのパソコンはメーカーが回収・リサイクルすることが義務付けられています。そのため多くのメーカーが回収・リサイクルプログラムを積極的に提供しています。ただし、メーカーによって規定や申請手続き、パソコンの引き渡し方法が異なることや、廃棄証明書が必要な場合は別途料金が発生することもあります。

リサイクル業者・買取業者に依頼

パソコンを専門としたリサイクル業者に依頼することで、回収からデータの削除までを包括的に任せられます。また、動作状態が良好なパソコンであれば、中古買取業者に売却する選択肢もあります。これにより、環境負荷を低減しつつ処分費用を抑えることができます。しかし、中には悪質な業者が存在することも否定できません。仕事のデータが入ったパソコンを引き渡す以上、業者を選ぶ際には慎重な選択が必要です。

運用代行（LCM）サービスの活用

処分に限らず、パソコンの運用全般を外部にアウトソーシングすることも選択肢の一つです。特にLCM「Life Cycle Management（ライフサイクルマネジメント）」サービスは、パソコンのライフサイクル全体を管理し、利用の効率化・最適化を目指すサービスです。多くのLCMサービスではパソコンの入れ替えと合わせて処分作業も代行してくれるため、処分にかかる手間を大幅に削減できます。その際も上記で挙げた注意点を考慮しつつ、企業の環境に合わせた最適な運用が可能です。

処分だけではなく「ライフサイクル全体」で考えよう！

パソコンの処分は、セキュリティや資産管理、業務環境の整備など様々な業務と関係しているため、処分だけでなく関係する業務を含めた運用全体を見直すことで、より効率的で最適な改善が期待できます。

特に先述した LCMサービスは、パソコンのライフサイクル全体の効率化・最適化に非常に有効な手段です。データの削除や法的規制の遵守が適切に行われるだけでなく、調達フローと紐づいた資産管理ツールで手間を削減しつつ適切な資産管理が可能となります。また、パソコンの初期設定（キッティング）やトラブル対応などを包括的にサポートしており、担当者の負担の大幅な軽減が期待できます。

参考記事：ライフサイクルマネジメント(LCM)サービスとは？企業のIT機器運用管理をサポート

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