情シスの業務をアウトソーシング！委託可能な業務やメリット・デメリットも解説

情シスの業務はアウトソーシングできるのか

情シス（情報システム部門）は企業のITインフラを整備・維持し、社員の生産性や満足度を向上させる重要な存在です。その業務範囲は多岐に渡り、豊富な専門知識を必要とするものも少なくありません。しかし、社会全体でIT人材が不足している昨今において、専任の担当者を割り当てることが難しくなっています。

こうした課題が増加する中で、近年では情シス業務をアウトソーシングする企業が増えています。その業務範囲の広さから企業が抱える課題は様々ですが、そのニーズに対応するように多様なサービスが存在しています。そのためアウトソーシングが難しいと思っている企業でも、課題にマッチしたサービスを適切に活用することで担当者の負担軽減や業務効率化が期待できます。

次の章ではどのような業務がアウトソーシングできるのか、詳しく解説していきます。

アウトソーシング可能な情シス業務

情シスの業務は多岐に渡りますが、その中でもアウトソーシングが可能な業務を紹介します。

キッティング

「キッティング」は、一般的にメーカーから出荷された状態のデバイスを業務が開始できる状態に整える作業を指し、主にOSやアプリケーション、周辺機器、ネットワーク、セキュリティの設定や、各機器の管理台帳への登録を行います。

キッティングの作業範囲は広く専門知識も求められるため、人材の確保が難しい状況です。そのような中で社内リソースをキッティングに充てることはあまり効率的ではありません。キッティングをアウトソーシングすることで、外部の専任チームによる迅速かつ正確なキッティングが可能になります。

参考記事：キッティングとは？キッティングの基礎知識をわかりやすく解説！​​​​​​​

「デバイスの管理」は、社員へのデバイスの貸与状況や使用期間の管理、予備機の確保や運用などを指します。これは適切な入れ替え（リプレイス）を行い、最適なデバイス環境を保つ上で重要な業務の一つです。

しかし、管理体制が整わないまま社員数やデバイス数が増えてしまい管理が煩雑になってしまう企業も少なくありません。

デバイスの管理をアウトソーシングすることで、専門知識や専用ツールによって適切で正確な管理ができることはもちろん、企業の状況に合わせた最適な運用方法を提案してもらえることもあります。

セキュリティ対策

「セキュリティ対策」では、自社のネットワークを外的脅威から守るための企業の全体的な対策から、社員デバイスに対するセキュリティソフトの導入、パスワードの管理といったデバイス単位の対策が必要となります。また、一度対策を講じた後も変化し続けるリスクを注視しつつ、常に最適なセキュリティ対策を講じることも重要です。

しかし、情シスのリソースが少ない中でこれらの業務を適切に行うことは困難です。企業の信用に直結するこの業務は心理的負担も大きく、他業務と兼任することはより難しいといえます。

セキュリティ対策をアウトソーシングすることで、様々なセキュリティリスクとそれらの対処法に精通している外部の専任チームにより、最新かつ堅実なシステムを効率的に導入することができます。

ヘルプデスク

「ヘルプデスク」は社員からの問い合わせに対応する窓口です。問い合わせの内容は社内システムやデバイスについてなど様々ですが、トラブルによっては従業員の業務が止まってしまうため、迅速な対応が求められます。対処のためには専任スタッフが待機していることが理想的ですが、多くの企業の担当者は他業務と兼任していることが多く、進行中の他業務を中断して問い合わせ対応にあたることもあります。

また、担当者にはトラブルを解消するための専門知識や高いコミュニケーション能力が求められるため、そのような人員を用意することも簡単ではありません。ヘルプデスクをアウトソーシングすることで、社員に対して迅速かつ最適なサポートを提供できるようになるだけではなく、担当者の他業務への影響を最小限に抑えることができます。

情シスの業務をアウトソーシングする4つのメリット

情シスの業務をアウトソーシングすることで様々なメリットを得ることができます。ここでは代表的な4つのメリットを紹介します。

業務効率化が可能

情シスの業務は多岐に渡りますが、キッティングやセキュリティ対策のように専門知識を要する難易度の高い業務がある一方で、IT機器の配送手配やデバイスの細かな管理などの比較的難易度の低いルーティン業務も含まれます。こうした業務は担当者の時間的負担になるだけでなく、単調な作業によるモチベーションの低下を招き、休職や退職につながってしまう恐れがあります。

ルーティン業務を自社の状況に合わせて適切にアウトソーシングすることで、空いた時間をコア業務などの利益に直結するような業務に充てることができれば、社員のモチベーションアップや企業の成長にも繋がります。

業務の属人化を解消できる

情シスは高い専門性を求められることから特定の社員に業務が偏るケースも少なくありません。また、直接利益を生まないことから人員の割り当てを後回しにされてしまうことも多く、属人化しやすい業務といえます。属人化した状態が続くと、担当者の不在や退職によって業務に大きな支障が出てしまうだけでなく、第三者の客観的な視点を取り入れづらいため業務改善が困難です。

さらに、『ゼロ情シス』や『ひとり情シス』といった少人数で対応している中で属人化すると、担当者の心理的負担も大きくなります。情シス業務をアウトソーシングすることで、外部の専任チームによって業務管理が適切になされるようになり属人化を防止することができます。

人材の採用コストを抑えられる

近年は社会全体でIT人材不足が深刻化しています。こうした中で情シス業務を担うことができる人材を確保するには多くのコストがかかります。また、社内の人員を情シス担当者にするにも、外部研修の受講や研修期間中の業務時間の増加などにも、大きな育成コストがかかります。

情シス業務をアウトソーシングすることで、採用や育成にかかるコストを大幅に削減しながら、専門性の高い人員をコア業務に投入することができます。

専門知識や最新情報を得ることができる

企業を取り巻く環境が日々変化している中で、常に最適な ITインフラを整えることは情シスの重要な役割です。しかし、情シスの業務範囲は多岐に渡るため、各分野の動向を常に注視し続けることは簡単ではありません。最新情報をキャッチできたとしても、日々の業務に追われている中でそれを業務に取り入れるには時間もコストもかかります。

情シス業務をアウトソーシングすることで世の中の動向や最新情報を踏まえたサポートを受けることができます。また、不明点があればすぐに専門家に相談できるため、情シス担当者が安心して業務に取り掛かれることも、アウトソーシングする大きなメリットと言えるでしょう。

情シスの業務をアウトソーシングする3つのデメリット

情シス業務をアウトソーシングすることでメリットが得られる一方、いくつかデメリットも存在します。ここでは3つのデメリットを紹介します。

業務の整理を行う必要がある

情シスの業務をアウトソーシングするには「現在どのような業務があり」「今後どのようにする必要があり」「その中でどの業務を依頼するのか」を整理しなければなりません。この業務整理が不十分な状態でアウトソーシングをしてしまうと、かえって業務が煩雑になる可能性があります。また、情シスの業務整理は企業全体の実態を把握する必要があり、大きなコストがかかる作業になります。

費用対効果が測りづらい

情シスの業務は直接的に利益を生み出すものではなく、なおかつ定量的に測りづらいものです。そのためアウトソーシングしたときの費用対効果が測りづらく、サービスの利用を継続するかどうかの見極めが難しい傾向にあります。

アウトソーシングする前に「キッティング時間を◯時間削減」や「ヘルプデスクの自社対応を◯件以下」など、具体的な目標を設定することが大切です。

適正価格の判断が難しい

情シスのアウトソーシングサービスは数多く存在し、サービス内容や料金は様々です。そのため単純な価格比較だけではなく、それぞれのサービスの傾向をよく調べたうえで比較検討し、自社のニーズに合った最適なサービスを見つけることが重要となります。

しかし、専門知識がなければ提供されているサービスに対する費用が適正なのかを判断することは困難です。価格だけでなくあらかじめ設定した目標が達成できそうかなど、幅広い視点で判断する必要があります。

導入事例

情シス業務をアウトソーシングした企業では、具体的にどのような効果を感じているのでしょうか。ここではデバイスの運用・管理にも対応している、株式会社Tooが提供する「UTORITO」を実際に利用いただいているお客様の事例をご紹介します。

KINTOテクノロジーズ株式会社様

　課題　
KINTOテクノロジーズ様では、組織が拡大していく中でキッティング工数や調達、修理対応などに課題を抱えていました。毎月スタッフやパートナーが加わるため多い月には30台近くのキッティングが発生していました。またデバイスに保証をつけていなかったため、故障が発生する度に修理の見積もりを取る必要があり、予想外の工数や費用がかかっていました。

　課題解決ポイント　
UTORITOではデバイスをキッティングしてから納品するため、月80時間あった自社でのキッティング作業をほぼゼロまで削減することができました。また、同時に加入した定額の保証サービスにより、故障ごとの修理見積もりが不要になり、予想外の変動費がなくなったことで修理費用の予算化が可能になりました。

情シス担当者は業務効率化やフロー改善によって時間の余裕が生まれ、スタッフサポートなどにさらに注力できるようになりました。企業で働く多くのスタッフがより働きやすくなったことで、最終的にビジネスに還元できる流れを生むことができました。

株式会社グッドパッチ様

　課題　
グッドパッチ様では、情シス担当者の業務は多岐に渡り、その中でデバイスの調達・キッティング・管理も行なっていました。組織をスケールしていくにあたってこの体制を継続するには人を増やすしか選択肢がありませんでしたが、同時に属人化も課題として浮かび上がっていました。

　課題解決ポイント　
UTORITOの導入により、デバイス周りの業務をすべてアウトソーシングすることができました。業務の工数が減った分シンプルな運用設計ができ、生まれた時間で本来の業務により多くの時間を割けるようになりました。また、担当者が代わった際も引き継ぎが簡単で、柔軟な対応が可能になりました。

情シス業務のアウトソーシングもUTORITOにおまかせ！

株式会社Tooでは、MacのアウトソーシングサービスであるUTORITOを提供しています。UTORITOでは、調達やキッティング、配送や修理対応といったMacのライフサイクルに関わる様々な業務を一つの窓口でアウトソーシングすることができます。

TooはAppleの正規販売代理店として約40年の歴史があり、Apple製品およびプラットフォームに精通した専任チームが在籍しています。豊富な支援実績をもとに、導入コンサルテーションや、Windowsとの混在環境におけるMac導入検証など、お客様ごとに最適で柔軟なMac運用をご提案いたします。Macの導入・運用にお困りでしたら是非一度お問い合わせください。